Übernahme der E-Mails aus der DATEV E-Mail-Archivierung nach MailStore

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen zur Übernahme von Daten aus DATEV EMA erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie die Übernahme des Archivs I-EMAIL aus DATEV E-Mail-Archivierung einrichten. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen.

• DATEV E-Mail-Archivierung muss mind. in der Version 11.12 (DATEV Programme 14.0 plus Service Release 27.11.2020) installiert sein
• Folgende Dienste der DATEV E-Mail-Archivierung müssen gestartet sein:
  • ELMStoreAccessService
  • ELMRetrieveService
  • ELMMapiService
• MailStore Server muss mind. in der Version 13.0.4 installiert sein
• Der ausführende Benutzer muss Administrator-Rechte besitzen (inkl. Domänen-Administrator Berechtigungen)
• Archivierungsjobs der DATEV E-Mail-Archivierung müssen zur Erstellung der Import-Dateien gestoppt werden (Anleitung unter www.datev.de/info-db/1008723). Es erfolgt ab diesem Zeitpunkt keine Archivierung der E-Mails über die DATEV E-Mail-Archivierung. Zur Absicherung des E-Mail-Aufkommen kann ggf. ein Journalpostfach eingerichtet werden, das nach der Migration in MailStore Server archiviert wird.
• DATEV E-Mail-Archivierung und MailStore Server sollte auf Serversystemen innerhalb einer Domäne installiert sein. Mit DATEV E-Mail-Archivierung 11.1 (September 2020) erfolgte eine automatische Portfreigabe
• Bitte beachten Sie unseren Hinweis in der FAQ, falls Sie die Migration während einer Zeitumstellung durchführen

Achtung bei Einsatz von DATEV DMS classic: Wurden archivierte E-Mails der Mandantenakte in DATEV DMS classic zugewiesen, ist es  zwingend notwendig, sämtliche Dateien (EMA-Datenbank, Medien, etc.) im DATEV DMS classic Datenpfad am DATEV Fileserver nach der Migration in Richtung MailStore beizubehalten. Die DATEV E-Mailarchivierung sollte erst deinstalliert werden, wenn die Umstellung auf das neue DATEV DMS abgeschlossen ist. Die Daten sind für eine nachträgliche und vollständige Migration von DATEV DMS classic nach DATEV DMS zwingend notwendig. Ob solche E-Mails in der Mandantenakte von DATEV DMS vorliegen, kann analog folgender Anleitung geprüft werden: „DATEV E-Mail-Archivierung: Prüfen, ob E-Mails ausschließlich im E-Mail-Archiv gespeichert wurden (Komplettarchivierung)“ unter www.datev.de/info-db/1008702

Achtung bei Einsatz von DATEVasp/SmartIT (Nicht Partner-ASP): Der Einsatz von MailStore zur E-Mail-Archivierung ist in zwei Varianten möglich, bitte beachten Sie hierzu die Informationen im Dok.-Nr. 1009144 (www.datev.de/info-db/1009144), Kapitel 17.

Hinweis: Die direkte Übernahme zu MailStore Service Provider Edition ist nicht möglich. Führen Sie zunächst die Übernahme nach MailStore Server (Testlizenz ausreichend) durch. Übernehmen Sie anschließend die Archivspeicher nach MailStore Service Provider Edition. Weitere Informationen zur Übernahme.


Erstellen der Import-Datei

• Starten Sie unter %datevdmsprog%/EMA/EMAAdmin/ die Anwendung Datev.Dms.EMA.AdminTool.exe über das Kontextmenü Als Administrator ausführen.
• Klicken Sie im Abschnitt ELM ID Export auf Export erstellen.
• Wählen Sie den Speicherort und vergeben Sie einen Namen für die XML-Datei. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
  Die XML-Datei wurde erstellt und am Speicherort abgelegt. 
• Schließen Sie das EMA Service Tool.
• Kopieren Sie die XML-Datei ggf. auf den MailStore Server-Computer

• Starten Sie den MailStore Client.
• Melden Sie sich als MailStore-Administrator an.
• Navigieren Sie zu "E-Mails archivieren" und stellen Sie vor der Migration alle aktiven Archivierungsprofile auf "manuell". Es sollten ebenfalls keine weiteren Archivierungsprofile während der Migration ausgeführt werden.
• Öffnen Sie Verwaltung | Management API | Eingabeaufforderung.
• Geben Sie in der Eingabeaufforderung den Befehl x-create-datev-ema-profile ein und drücken Sie die Enter-Taste.
• 

• Der Dialog DATEV EMA Export archivieren zur Einrichtung des Profils wird angezeigt.
• Passen Sie die folgenden Einstellungen entsprechend Ihrer Umgebung an.

• 

• Erklärung der Felder:
  
  • Servername
    
    Der DNS-Rechnername oder die IP-Adresse des Computers auf dem DATEV EMA installiert ist. Standardmäßig ist der Wert localhost, was voraussetzt, dass MailStore Server auf dem gleichen Computer wie DATEV EMA installiert ist.
    
    
  • Timeout
    
    Der Timeout Wert ist die Zeitspanne in Sekunden, welche MailStore Server wartet, bevor es eine fehlerhafte oder nicht migrierbare E-Mail überspringt oder abbricht. Dieser Wert kann von 5 bis 300 Sekunden eingestellt werden.
    
    
  • Import Datei
    
    Pfad zur XML-Datei, welche wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, erstellt wurde. Dieser Pfad muss für den MailStore Server-Computer erreichbar sein. Es wird empfohlen die XML- Datei auf dem MailStore Server-Computer zu speichern und entsprechend einen lokalen Pfad zu verwenden.
    
    
  • E-Mails pro Lauf
    
    Die maximale Anzahl E-Mails, welche während einer einzelnen Ausführung des Archivierungsprofils verarbeitet werden. Zu hohe Werte können je nach Umgebung zu einer starken Belastung der EMA-Komponenten führen und somit die durchschnittliche Archivierungsleistung mindern.
    
    
  • Ordner für gesendete Objekte
    
    E-Mails in diesen Ordner, werden von MailStore als gesendete Nachrichten behandelt und entsprechend dargestellt. Bitte ergänzen Sie bei Bedarf zusätzliche Ordner mit gesendeten Objekten.

• Klicken Sie anschließend auf Weiter >
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren (siehe nächstes Kapitel).
• Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste E-Mails archivieren | Profile aufgeführt und, sofern die entsprechende Option nicht deaktiviert wurde, ausgeführt.
• Überprüfen Sie nach einigen Archivierungsläufen in den Archivierungslauf-Ereignissen, ob Fehler gemeldet wurden. Erkennen Sie ein Fehlermuster, besteht die Möglichkeit, dass dieses bei weiteren Archivierungsläufen übersprungen wird. Wie Sie dieses Errorhandling einstellen, ist in unserer FAQ beschrieben.

• Starten Sie den MailStore Client.
• Melden Sie sich als MailStore Administrator am MailStore Server an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Markieren Sie unter Profile ein bereits angelegtes Archivierungsprofil und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Automatisch …
  Der Dialog Automatische Ausführung öffnet sich.
• 

• Sie können nun im folgenden Fenster "Automatische Ausführung" die genauen Eigenschaften der kontinuierlichen Ausführung festlegen:
   
  • Wartezeit zwischen Ausführungen
    
    Legen Sie fest, wie lange MailStore Server bis zur erneuten Ausführung des Archivierungsprofils warten soll.
    
    
    
  • Nicht Ausführen zwischen
    
    Diese Option ermöglicht das Festlegen eines Zeitfensters, in welchem das Archivierungsprofil nicht ausgeführt werden soll. Dies kann z.B. aufgrund nächtlicher Backups oder sonstiger Wartungsarbeiten sinnvoll sein.
    
    
• Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, bestätigen Sie mit OK.

Rechtlicher Hinweis
Dieses Dokument dient lediglich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im konkreten Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.

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