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DATEV FAQ zur E-Mail Migration
Posted by Ronny Janssen on 17 May 2021 11:34

Bekannte Fragen und Mögliche Fehlerszenarien

Folgende mögliche Fehlerszenarien könnten bei der Migration der E-Mails von DATEV E-Mail-Archivierung nach
MailStore Server auftreten.

  • Es werden grundsätzlich keine E-Mails übernommen
    • Ist in den MailStore Archivierungslauf-Ergebnissen ersichtlich, dass fortlaufend
      alle E-Mails nicht übernommen werden konnten, sind die Dienste der
      DATEV E-Mail-Archivierung evtl. nicht korrekt gestartet.
      Starten Sie die Dienste der DATEV-E-Mail-Archivierung neu analog der Anleitung
      im Dok.-Nr. 1003139 (www.datev.de/info-db/1003139).

  • Fehler bei der Übernahme einer E-Mail
    • Anhand der Fehlermeldung bzw. des MailStore Debug Logs ist die ID der fehlerhaften E-Mail ersichtlich.
      Die Einträge zu dieser ID müssen in der Import-Datei (XML-Format) entfernt werden,
      damit diese Mail beim nächsten Start der Übernahme nicht mehr berücksichtigt wird.
      Der Eintrag einer E-Mail in der Import-Datei ist folgendermaßen aufgebaut:

      <mail>
      <id>4517FFA275FE4B15AD80A2DA91EF70CD</id>
      <parentFolder>Posteingang</parentFolder>
      <archiveYear>2011</archiveYear>
      <archiveDate>2011-12-31</archiveDate>
      <dokuNr>2</dokuNr>
      <archived>false</archived>
      </mail>

    • Suchen Sie anhand der ID nach der betroffenen E-Mail in der Import-Datei.
    • Kopieren Sie sich den kompletten Eintrag <mail> bis </mail> in eine separate Textdatei um z.B. anhand der <dokuNr> die betroffene E-Mail in der DATEV E-Mail-Archivierung zu recherchieren.
    • In der Importdatei selbst löschen Sie den Eintrag dieser ID von <mail> bis </mail> und speichern die XML-Datei.
    • Starten Sie die Übernahme der E-Mails erneut.

  • Wie hoch kann der Wert der maximalen E-Mails pro Durchlauf eingestellt werden?
    • Der Maximalwert in der Software Schnittstelle liegt hier bei 100.000 E-Mails pro Durchlauf. Zu hohe Werte können je nach Umgebung zu einer starken Belastung der EMA-Komponenten führen und somit die durchschnittliche Archivierungsleistung mindern.

  • Achtung bei Einsatz von DATEVasp/SmartIT (Nicht Partner-ASP):
    • Der Einsatz von MailStore zur E-Mail-Archivierung ist in zwei Varianten möglich, bitte beachten Sie hierzu die Informationen im Dok.-Nr. 1009144 (www.datev.de/info-db/1009144), Kapitel 17.

  • Wie kann auf Fehlermeldungen bei der Archivierung/Migration reagiert werden?
      • Mit Hilfe einer Datei namens „errorhandling.json“ kann auf Fehlermeldungen reagiert werden. In dieser Datei kann eingestellt werden, wie MailStore Server bei der Archivierung reagiert, wenn die entsprechenden Fehlermeldungen auftreten. Üblicherweise wird das Fehlerverhalten durch Setzen des Fehlers auf Ignorieren innerhalb dieser Datei durchgeführt.
      • Um zu bestimmen, wie MailStore auf eine Fehlermeldung reagieren soll, muss die Datei zunächst erzeugt und dann bearbeitet werden:

          1. Erzeugen Sie die Datei anhand des folgenden Beispiels:

            [{ 
            "ExceptionType": "FaultException","ExceptionMessage": "Failed to retrieve files from the store","Action": "Ignore"
            }]
            			

        1. Der Bereich hinter "Action" beschreibt, wie auf die davorstehende Fehlermeldung (Timeout- oder FaultException) reagiert werden soll.



          Folgende Möglichkeiten für eine Aktion sind gegeben: "Skip", "Ignore", "Abort"

      • "Skip" = Überspringen der Nachricht bei dem aktuellen Migrationslauf
      • "Ignore" = Überspringen der Nachricht, auch bei den folgenden Migrationsläufen
      • "Abort" = Abbruch des aktuellen Migrationslaufes

        • Es wird zwischen zwei möglichen Fehlertypen unterschieden: „TimeoutException“ und „FaultException“:
          [{ "ExceptionType": "TimeoutException", "Action": "Skip" },
           { "ExceptionType": "FaultException", 
             "ExceptionMessage": "There is no such document in the database",
             "Action": "Ignore" }]
          			


        • Die Datei kann in diesem gleichen Schema weitergeführt und um nicht gelistete Fehlermeldungen ergänzt werden. Hierzu muss der Text bei einer "FaultException" nach "ExceptionMessage" angepasst werden. Für TimeoutExceptions geben Sie bitte die Aktion an, welche ausgeführt werden soll.

        • Bitte überprüfen Sie den Inhalt der JSON-Datei indem Sie diesen in folgende Hilfeseite (https://jsonlint.com/) einkopieren, anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Validate JSON“.
          Wenn als Result „Valid JSON“ ausgegeben wird, ist diese JSON-Datei gültig und einsetzbar.Wenn als Result „Error:..:“ Meldung angezeigt wird, korrigieren Sie die JSON-Datei entsprechend des oben genannten Beispiels.

        • Kopieren Sie die erstellte „errorhandling.json“ Datei in das selbe Verzeichnis in welchem sich auch die Export XML-Datei befindet.

        • Bitte führen Sie die Migration danach erneut durch, währenddessen wird eine Datei mit dem Namen "ignoredmails.csv" im gleichen Pfad der XML-Datei erstellt.

        • Alle dort aufgeführten ID's werden beim nächsten Migrationslauf ignoriert.

        • Wenn die Migration abgeschlossen ist (und das Profil gestoppt wurde), sollten Sie die neue "ignoredmails.csv" überprüfen und diese E-Mails in EMA reparieren.

        • Anschließend entfernen Sie alle IDs aus der "ignoredmails.csv", die Sie vermutlich mit Änderungen am EMA-System behoben haben, oder entfernen Sie die "ignoredmails.csv" vollständig und starten Sie die Migration neu.



  • Warum erhalte ich während der Migration nach einer Zeitumstellung Duplikate im Archiv?
    • Bedingt durch eine Zeitumstellung kann es sein, dass E-Mails doppelt migriert werden. Um diese Duplikate während der Migration zu verhindern, sollte die Migration vor der nächsten Zeitumstellung abgeschlossen sein. Falls dies nicht gelingt, können Sie die Migration nach der Zeitumstellung noch einmal komplett neu durchführen.
      Um dies fehlerfrei durchzuführen, muss mit einer neuen und leeren MailStore Server Installation begonnen werden:
      • Erstellen Sie hierzu eine neue Masterdatenbank an einem neuen Speicherort
      • Melden Sie sich als "admin" über den MailStore Client am neuen und leeren MailStore Server an
      • Erstellen Sie die XML-Datei, sowie das Migrationsprofil wie in der Migrationsanleitung beschrieben erneut und starten Sie die Migration



Hier gelangen Sie zur DATEV Migrationsanleitung EMA zu MailStore Server.



Artikel-ID:KB20200424-1-DE
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